Was ist Microsoft Outlook?

Outlook ist ein Personal Information Manager (PIM) aus dem Hause Microsoft. Hauptsächlich wird es als Client vom Microsoft Exchange Server angesehen, wobei Outlook die Verbindung zu diesem herstellt. Die Mails gehen dann so auf diesen Server ein, wovon sie dann von Outlook abgerufen werden. Selbstverständlich kann das Programm auch ohne einen Exchange Server genutzt werden und so Mails von gängigen POP oder IMAP- Konten wie beispielsweise GMX oder auch Web.de abrufen.

Outlook kann aber noch viel mehr, so bietet es eine ausgereifte Kalenderfunktion, Aufgabenplanung und Kontakteverwaltung. Das Programm ist derzeit so stark verbreitet, dass es sogar in einige Office-paketen bereits integriert ist. Eine kostenlose Alternative zu Outlook wäre beispielsweise Thunderbird, wobei es den professionellen Anspruch von Outlook im Firmeneinsatz nicht gerecht wird.

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Funktionen

Outlook bietet eine Verwaltung von mehreren E-Mail-Konten über nur eine einzige Oberfläche. Die Konten können über POP3, IMAP4 oder auch Exchange-RPC angesteuert werden. Im Firmenumfeld ist die Terminverwaltung neben der E-Mail-Funktion die am meisten genutzte Funktion von Outlook.

Wer sämtliche Funktionen des Programmes nutzen möchte braucht aber zwingend einen Microsoft Exchange Server. Über diesen Server können beispielsweise Termine mit anderen Nutzern geplant und gleichzeitig eingetragen werden. Es können gemeinsame Kalender genutzt werden wie auch öffentliche Ordner, auf welche dann bestimmte Nutzer Zugriff haben können.

Für Geschäftsleute die viel Unterwegs sind lohnt sich die Synchronisation der verschiedensten Geräte mit Outlook. So hat man sämtliche Mails, Termine und Kontakte immer auf seinem Mobiltelefon bzw. Smartphone oder auch Tablet dabei. Zusätzlich zur normalen Kontakt-Datenbank, die auch eng verzahnt mit der Notiz und Aufgabenplanung ist, gibt es noch eine teurere Version, den Business Contact Manager.

Erweiterbarkeit und Sicherheit

Outlook lässt sich auch wie die gängigen Office Produkte  über VBA und OLE erweitern, was aber auch Viren und Würmern eine Chance gibt. Daher setzt Microsoft hier auf Sicherheitsabfragen an den User, falls ein Programm versucht auf Kontakte oder Adressen zuzugreifen. Diese „Object Model Guard“-Technik gibt es seit Outlook 2000 (als Update). Mit Erscheinen der Version 2002 ist dieser Schutz standardmäßig integriert. Auch bietet Outlook einen speziellen Phishing-Schutz durch eine integrierte Symbolleiste.

Zwischen den Versionen 97 und 2010 gab es auch die Möglichkeit der Funktionserweiterung durch die Exchange Client Extensions. Seit der Version 2010 gibt es nun die COM-basierte Funktionserweiterungsmöglichkeit. Durch diese Erweiterungen bzw. Add/ins können Firmen ihre eigenen Erweiterungen schreiben so und spezifische Aufgaben automatisieren oder integrieren, die es so in Outlook sonst nicht gibt.

Versionen

Windows

1997: Outlook 8 bzw. Outlook 97

1998: Outlook 8.5 bzw. Outlook 98

2000: Outlook 9 bzw. Outlook 2000

2002: Outlook 10 bzw. Outlook 2002 oder auch Outlook XP

2003: Outlook 11 bzw. Outlook 2003

2007: Outlook 12 bzw. Outlook 2007

2010: Outlook 14 bzw. Outlook 2010

Mac

Seit Version 2011 löste Outlook bei Mac Entourage ab.